経理アウトソーシング（経理代行）の失敗はなぜ起きる？事例や対策をご紹介

経理処理には簿記の知識が必要です。しかし、現在は労働力不足の状況が続いており、多くの企業は人手が足りない状況に陥っています。そのような中、簿記の知識を持つ人材や経理の実務経験を持つ人材は少なく、求人募集をしてもなかなか採用に至らないのが現状です。

そのため、経理業務を外部に代行する経理アウトソーシングを利用する企業が増えています。しかし、経理アウトソーシングの利用が増える一方で、経理代行を依頼したことで失敗してしまう事例も増えているようです。では、なぜ経理アウトソーシングの利用で失敗が起きるのでしょうか。

今回は、経理アウトソーシングの失敗が起きる理由や、失敗を防ぐための対策についてご紹介します。

経理アウトソーシング（経理代行）とは

経理アウトソーシングとは、経理業務の一部を外部に委託することです。経理担当者が不足している場合、社内だけで経理業務を行おうとすると経理担当者の業務負担が多くなり、さらなる人材不足につながる恐れがあります。また、他部署の人材に経理のサポートを依頼した場合、専門知識がないために、ミスが多く発生したり、業務効率が低下したりする可能性もあるでしょう。さらに、別の部門の従業員が経理業務も担うことになれば、本来担うべき業務に割ける時間が少なくなり、本業がおろそかになる恐れもあるのです。

経理アウトソーシングを利用すると、経理業務の一部またはすべてを外部に委託ができるため、経理担当者やその他の従業員の負担を軽減できます。

経理アウトソーシングで委託できる具体的な業務は、次のようなものです。

• 現金の出納管理

• 経費精算

• 受注や売上の集計

• 入金確認

• 月次決算

• 源泉所得税の処理

• 給与計算、支払い

• 請求書の発行

• 取引先への支払い

• 決算処理

• 年末調整

経理アウトソーシング（経理代行）を利用するメリット

経理アウトソーシングを利用し、失敗する事例もあるものの、経理アウトソーシングにはさまざまなメリットがあるのも事実です。経理業務をアウトソーシングすることで得られるメリットを4つご紹介します。

経理業務の負担を軽減できる

まず、経理アウトソーシングの第一のメリットは、経理業務の負担を軽減できることでしょう。経理業務をすべて社内で行う場合、日常的な現金の出納管理や経費精算といった業務に加え、月末には月次決算や給与計算といった業務、年末や年度末には年末調整や決算業務なども行わなければなりません。

経理担当者の数が少ない企業において、経理担当者にかかる負担は非常に大きいものです。経理アウトソーシング会社を活用すれば、負担の大きな業務を委託できるため、担当者の業務負担を大きく軽減できます。

コストの削減につながる

経理処理には何かと手間がかかるものです。月末や年末、年度末などは経理業務が忙しくなり、経理担当者の残業が増えるケースもあるでしょう。また、経理以外の業務を担う従業員が経理をサポートする場合も、本来の業務に加えて経理業務を担うため、残業になるケースは少なくありません。

時間外労働が発生した場合は、割増賃金の支給が必要となり、人件費が上昇します。また、残業が増えると従業員の不満が募り、離職につながる恐れもあるでしょう。従業員が離職すれば、新たな人材の採用コストも必要です。

経理アウトソーシングを利用すると、必要な経理業務を委託できるため残業時間も減り、従業員の離職リスクも抑えられるため、結果としてコストの削減につながるケースが多くなります。

業績の向上につながる可能性がある

人手不足から他の部門の従業員が経理業務をサポートしている場合、本来の業務のために使える時間が減ってしまいます。また、不慣れな経理業務に従事するため、ミスが生じる確率も高くなります。ミスなく経理処理を行おうとすると、慎重に作業をしなければならず、心身の疲労を招く恐れがあるでしょう。経理業務による肉体的・精神的ストレスは、本業への集中力の低下を招き、本業の生産性低下につながる可能性もあります。

一方、経理アウトソーシングの利用は、経理処理をサポートする従業員の負担を軽減します。本来の業務へ集中できる環境を整えるため、結果として業績アップにつながる可能性もあるでしょう。

属人化リスクの低減

企業によっては、社内の経理担当者に業務を一任しているケースもあります。そのような場合、担当者のやり方で経理業務が進むため、社内には経理処理について把握している人が誰もいない状態となります。そのような状況下で、担当者の急な退職や、体調不良などで出社できない状況になると、経理業務が滞ってしまうでしょう。また、経理業務を任せきりにしていた場合、横領などの不正が起きるリスクもあります。

経理アウトソーシングに経理代行を依頼すれば、万が一、経理担当者が退職した場合にも備えることができ、アウトソーシング会社で厳しいチェックが行われるため不正を防ぐことも可能です。

経理アウトソーシングのよくある失敗例とは

さまざまなメリットを得られる経理アウトソーシングですが、企業によっては経理アウトソーシングで失敗するケースもあります。そのため、失敗するリスクがあるのであれば、経理アウトソーシングは利用しない方がよいのではと、経理代行の利用に躊躇してしまう方もいらっしゃるでしょう。

しかし、経理アウトソーシングの失敗は大きく次のようなパターンに分けられます。したがって、失敗例を確認し、事前に必要な対策を施せば、経理アウトソーシングの利用で生じる失敗を回避することが可能です。

経理アウトソーシングで逆にコストが高くなって失敗

経理アウトソーシングは、上手に活用をすればコストの削減につながります。しかし、中には経理アウトソーシングを利用したことで逆にコストが高くなってしまい、失敗したと感じるケースもあるのです。経理アウトソーシングの料金は、依頼する業務の内容や処理する業務の量によって異なり、またアウトソーシング会社によっても料金設定が異なります。そのため、会社の規模や経理代行を依頼する業務の範囲によっては、アウトソーシングをしたことでかえってコストが増えたという失敗が起きる場合もあるのです。

コミュニケーションがとりにくく、業務に支障が生じた

経理業務をアウトソーシングしたところ、担当者とのコミュニケーションがとりにくく失敗したと感じる事例もあります。担当者とコミュニケーションがとりにくい場合、情報共有が遅れ、内容を確認できるまでに時間がかかるケースがあるのです。

円滑なコミュニケーションが図れない場合、共通の認識にずれが生じ、大きなトラブルを招く可能性もあります。経理アウトソーシングを利用する際には、担当者との連絡の取りやすさや、意思疎通のしやすさなども確認しておくことが大切です。

経理業務の進め方が自社に合わなかった

経理アウトソーシング会社では、自社の業務フローに当てはめ、経理処理を進めるケースがあります。しかし、企業によって仕訳の際に使用する勘定科目は異なります。また、自社の経理業務の進め方とは異なるフローを求められる場合、自社の従来の経理業務の進め方を見直さなければならず、反対に業務効率が低下する恐れがあるのです。

せっかく経理アウトソーシングを利用しても、そのことによって業務効率が低下してしまえば、当然、失敗したと感じるでしょう。

経営状況を把握しにくくなった

経理は、会社の経営にも大きく関係する業務です。社内で経理処理をすべて行っていた場合、いつでも現在の財務状況を確認することが可能です。しかし、経理アウトソーシングをすると、処理がすべて終わるまで経営状況を確認できない場合があり、業績が悪化していても気付くのが遅くなるケースがあるのです。業績が悪化している場合、早いタイミングで適切な対応を行わなければ、大きな損失につながる恐れもあるでしょう。

経理アウトソーシングに経理業務を委託した場合でも、必要なタイミングで経営状況を把握できるような体制を整えておくことが重要です。

自社の経理人材が育たなかった

経理アウトソーシングは、経理業務の代行を依頼することで、自社内の経理業務に関する負担を軽減するサービスです。しかし、経理業務のすべてを経理アウトソーシング会社に委託した場合、自社内で経理処理を行える人物を育成できないため、緊急事態などに対応ができなくなる恐れがあります。

経理アウトソーシングのサービスには満足しているものの、自社内の人材が育成できなかった点を失敗したと感じるケースもあるのです。

経理アウトソーシングの失敗を防ぐ対策は？

経理アウトソーシングでよくある失敗例をご紹介しました。しかし、失敗例を見れば、事前に対策をしておくことで防げる失敗も多くあることにお気付きではないでしょうか。経理アウトソーシングで失敗しないためには、次のようなポイントに気を付けることが大切です。

経理アウトソーシングを依頼する範囲を明確にしておく

まず、経理アウトソーシングを利用する場合、どのような業務を依頼したいのか、経理代行を依頼する業務の範囲を明確にしておくことが大切です。代行を依頼したい経理業務が明確になれば、経理アウトソーシング会社から見積もりを取得する際、どの程度コストがかかるのかを事前に把握できるようになるでしょう。

事前にある程度の費用を把握できれば、コストが削減できなかったという失敗は回避できるはずです。

自社の目的に合った経理アウトソーシング会社を選ぶ

経理アウトソーシング会社が自社に合わない場合、業務効率の向上を図れず、思うような効果を得られない可能性があります。

自社に合った経理アウトソーシング会社を選ぶ際には、まず、コストの削減を第一と考えるのか、経理担当者の業務負担の軽減を目的にするのかなど、利用する目的を明確にしておく必要があります。

さらに、自社のやり方と経理アウトソーシング会社の業務フローが合わない場合もあります。経理アウトソーシングを依頼する際には、どのような形で経理業務を委託できるのか、委託後の流れも詳細に確認することが大切です。

アウトソーシング会社のサポート範囲や実績を確認しておく

アウトソーシング会社によって、委託できる業務の幅は異なります。そのため、希望する業務を依頼できるのか、また、将来状況が変わった場合にその他の業務についても追加で依頼することができるのか、サポート範囲も確認しておくとよいでしょう。

さらに、実績が豊富な会社の場合、柔軟なニーズに対応できる可能性が高くなります。経理アウトソーシングによって業務効率を高めるためには、自社に合った業務フローで経理業務を実行できる会社を選ぶことが重要です。実績が豊富なアウトソーシング会社の場合は、1つのやり方に固執するのではなく、クライアントとなる企業に合わせた業務フローの提案もできるケースが多くなっています。

経理アウトソーシングを委託する場合には、サポート範囲やこれまでの実績について確認することを忘れないようにしましょう。

信頼できる担当者を見極める

経理アウトソーシングを利用することで経営状況の把握が遅れ、業績が悪化するという事態は、最も避けなければならない状況です。経理を外部に代行する場合であっても、適切なタイミングで収支の状況を把握できるような体制を整えておかなければなりません。そのため、経理アウトソーシングの契約を締結する際には、情報共有の体制についても十分に確認するようにしましょう。

また、担当者との意思疎通がスムーズに行えない場合、業務に支障が出る恐れがあります。意思の疎通が難しく、自社の希望をしっかり把握できていないような場合、契約締結後に失敗したと感じるリスクが高くなるでしょう。担当者のコミュニケーション能力を見極めることも、経理アウトソーシングの失敗を防ぐうえで非常に重要な意味を持ちます。

まとめ

経理アウトソーシングは、上手に活用すれば、コスト削減や業務効率の向上に役立つサービスです。しかし、利用目的を明確に定めず、経理アウトソーシング会社の業務フローなどを確認していない場合は失敗のリスクが高くなります。

経理アウトソーシングで失敗しないためには、利用目的や委託したい業務の範囲を明確にしたうえで、自社のニーズに合った信頼できる経理代行会社を選ぶことが大切です。

東京・横浜 経理代行ステーションは、幅広い経理業務を請け負う経理アウトソーシング会社です。当社は豊富な実績のもと、クライアント企業に合わせた業務フローを提案しながら、資金調達や資金繰りなど、経営に関するサポートも行っています。経理アウトソーシングの利用を検討されている場合には、お気軽にご相談下さい。